Очищение архива от потерявших значимость документов

Уничтожение архивов

Огромное количество документации – естественное и обязательное явление для действующих предприятий и организаций.

Помимо бухгалтерских ведомостей, ведомостей, бланков, ксерокопий и оригиналов договоров, личных дел сотрудников, актов существует секретная документация.

Вся она имеет определенную ценность, ограниченную или не ограниченную по времени. Объем последних документов редко превышает 5 %-й показатель среди всех бумаг, имеющих отношение к деятельности предприятия.

Своевременное – раз и более в год – разделение документации, выводимой из делопроизводства или хранящейся в архиве, на необходимые и уже не столь важные бумаги с последующим уничтожением потерявших ценность значительно упрощает процесс составления каталогов нужных бланков.

Параллельно утилизация позволяет экономить дорогое пространство площадей, оборудованных для хранения документов. Также можно открыть свой бизнес на макулатуре.

Стремясь облегчить процедуру должного управления носителями информации, утилизацию бумаг с оконченным сроком хранения нельзя проводить без предварительной всесторонней оценки их важности как на текущий момент, так и в дальнейшем.

Классификация документов

Архивные документы различают, отталкиваясь от формы собственности:Классификация архивов

  • государственной;
  • федеральной;
  • муниципальной;
  • негосударственной.

По способу фиксации данных документу классифицируют на:

  1. Бумажные, содержащие письменные и графические сведения.
  2. Аналоговые, зафиксированные на кино-, аудио- или видеопленку.
  3. Запечатленные на цифровых носителях (все виды дисков и флеш-накопители).

По срокам хранения:

  • подлежащие постоянному хранению в архивах;
  • временно хранящиеся в ведомственных архивах на протяжении установленных сроков;
  • временно сохраняющиеся на условиях депозитарного хранения в отраслевых фондах или ведомственных архивах.

Архивную документацию предприятий и учреждений сортируют с соблюдением принципа трехуровневой классификации и различают по степени:

  • важности;
  • конфиденциальности;
  • секретности.

Процесс уничтожения архивных документов

Уничтожение документов должно проходить согласно установленному порядку, предусматривающему:

  • обязательную организацию комиссии разнопрофильных специалистов, которые должны прийти к обоюдному согласию о необходимости утилизации каждого отдельно рассматриваемого документа;
  • составление акта о списываемых и подлежащих утилизации бумагах;
  • тщательность физического уничтожения бумаг и прочих носителей данных путем термического, химического или механического воздействия;
  • заверение юристом документа о факте проведенной утилизации.

Порядок уничтожения документов

Комиссия, создаваемая для сортировки архивных и прочих документов на подлежащие хранению или утилизации, должна включать:Секретные архивы

  • представителя руководства организации;
  • главбуха;
  • архивиста;
  • представителя персонала предприятия;
  • юриста;
  • секретаря либо человека, замещающего его и знакомого с документооборотом.

При невозможности составить оценочную комиссию согласно списку, указанному выше, можно ограничиться тремя специалистами, один из которых должен иметь юридическое образование, а второй – относиться к представителям отдела бухгалтерии. Недопустимо проводить утилизацию документов силами одного лица.

В обязанности комиссии вменяется:

  • раздел обрабатываемых документов на имеющие бессрочный и длительный срок хранения, с неоконченным сроком хранения и с оконченным сроком хранения, потерявшие ценность;
  • изъятие копий на прекрасно сохранившиеся оригиналы и оформление первых на утилизацию;
  • подшив бумаг для хранения и бумаг для утилизации в отдельные дела;
  • изъятие документов, которые невозможно подвергнуть восстановлению, их опись.

Скомпонованные в отдельные дела документы для утилизации переписывают в акте о выделении из архива бумаг, после чего объединяют в тюки, складывают в мешки. Взвесив, отправляют на непосредственную утилизацию, проводимую под присмотром представителей комиссии.

Секретные документы уничтожаются в отведенных для этого помещениях, имеющих ограниченный допуск лиц. Предварительно проводится экспертиза, оценивающая ценность того или иного документа.

Бухгалтерские документы, также первоначально подвергаются экспертной оценке. Уничтожению подвергаются только те документы, которые прошли инвентаризацию за отчетный период.

Все документы утилизируются строго в соответствии со сроками их хранения.

переработка фотопленкиСортировка мусора — важный показатель развития экономики и общества страны.

Утилизация фотобумаги и фотопленки — очень интересный процесс. Как это происходит, читайте здесь.

[ads-pc-1]

У вас есть старый монитор, который вам больше не нужен. Узнайте, как его утилизировать. Полезная информация по http://greenologia.ru/utilizaciya-texniki/ofisnaya/utilizaciya-monitorov.html ссылке.

Методы уничтожения архивных документовИзмельчение документов

  • Термическое воздействие через сжигание (подходит для всех видов носителей данных).
  • Химическое воздействие реагентами (пригодно как для утилизации аналоговых и электронных носителей данных, так и для уничтожения бумажных документов).
  • Механическое (с привлечением бытового или промышленного шредера — в первом случае перед уничтожением бумажных документов их следует очистить от металлических скрепок и скоросшивателей).

Поделиться:

2 Комментария

  • Наталья:

    Считаю, что просто необходимо уничтожать старые архивные документы.Делать это нужно регулярно, независимо от размеров предприятия. Даже в самой маленькой фирмы за самые короткие сроки столько бумаг накапливается, что просто ужас. Считаю, что лучше всего использовать метод термического воздействия через сжигания, на мой взгляд этот метод самый универсальный и безопасный, в отличие от химического воздействия реагентами.

  • Наталья:

    Очень интересно! недавно пришлось побывать в отечественных архивах, ужааас просто, столько старья никому не нужного, всяких никому уже давно не нужных вещей, и вообще.. как по мне, это же все можно, например, на переработку отправить, сохранить столько деревьев. но нет же, лучше пускай бумаги тридцатилетней давности лежат, занимают место и припадают пылью.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.